請求書は取引の事実を証明する重要な書類であり、受け取った側にも法律で一定期間の保存が義務付けられています。しかし、紙・メール・PDFなど受け取る形式が多様化するなかで、探すのに時間がかかる、支払漏れが心配といった悩みを抱える経理担当者の方も多いのではないでしょうか。
本記事では、受領した請求書の管理方法について、保存期間のルールやファイリングのコツ、管理を効率化する方法までまとめて紹介します。
受領業務の負担を減らしたい方は、請求書振込に特化したフリコムの活用もあわせてご検討ください。
受領した請求書の管理が重要な理由
請求書の管理とは、取引先から受領した請求書を整理し、支払状況を確認しながら、法律に沿って保存する一連の業務を指します。本章では、なぜ受領した請求書を適切に管理する必要があるのかを解説します。
請求書は取引を証明する証憑書類
請求書は、取引先との金銭のやり取りを証明する証憑書類の一つです。証憑書類とは、請求書や領収書など、取引の事実を客観的に示すビジネス上の書類を指します。
受領した請求書が残っていなければ、実際に金銭のやり取りがあったとしても、取引の存在を証明できません。紛失してしまうと、取引先とのトラブルや税務調査での指摘につながる恐れがあります。
二重払いや支払漏れといったトラブルを防ぎ、会社の信頼性を保つためにも、請求書の適切な管理は欠かせない業務といえます。
法律で一定期間の保存が義務付けられているから
受領した請求書は、法人税法や所得税法、消費税法などの法律により、一定期間の保存が義務付けられています。保存期間を満了するまでは、破棄せずに適切な状態で保管しなければなりません。
また、税務調査の際には提出を求められる場合があります。要求に応じてすぐに取り出せるよう、日頃から整理された状態で管理しておくことが重要です。
管理がおろそかになっていると、取引の証明ができず追加課税を受けるリスクもあるため、法令遵守の観点からも正しい管理体制を整えましょう。
支払漏れ・二重払いなどのミスを防ぐため
受領した請求書を適切に管理できていないと、支払漏れや二重払いといったミスが発生しやすくなります。特に支払期限のある請求書を放置してしまうと、取引先との信頼関係を損なう恐れがあります。
また、過去の請求書について社内や取引先から問い合わせがあった際、整理されていなければ探し出すだけで多くの時間を要してしまいます。
請求書の管理は、業務効率とキャッシュフローの両面に影響する業務です。ルールを決めて運用することで、ミスの防止と業務時間の削減につなげられます。
支払漏れや二重払いといったミスを防ぎたい方は、振込データを自動生成できるフリコムが役立ちます。
受領した請求書の保存期間はいつまで？法律上のルール
受領した請求書の保存期間は、法人か個人事業主かによって異なります。本章では、法律で定められた保存期間と、起算日の考え方について解説します。
法人は原則7年間の保存が必要
法人が受領した請求書は、法人税法により原則7年間の保存が義務付けられています。帳簿とあわせて保存しておく必要があります。
なお、青色申告書を提出した事業年度で欠損金が生じた場合などは、保存期間が10年間に延長されます。自社の状況に応じて、必要な保存期間を確認しておきましょう。
保存期間の詳細は、国税庁の公式サイトで最新の情報を確認することをおすすめします。
個人事業主は原則5年間の保存が必要
個人事業主の場合、受領した請求書の保存期間は所得税法により原則5年間と定められています。青色申告・白色申告のいずれでも期間は変わりません。
ただし、消費税の課税事業者として仕入税額控除を受ける場合や、適格請求書発行事業者に登録している場合は、7年間の保存が必要になります。
複数の法律が適用される場合は、期間の長いほうが優先されます。自身の事業形態に合わせて、適切な期間を把握しておきましょう。
保存期間の起算日は申告期限の翌日
保存期間を数える際の起算日は、請求書の発行日ではない点に注意が必要です。法人の場合は法人税の確定申告書の提出期限の翌日から、個人事業主の場合は確定申告書の提出期限の翌日から起算します。
たとえば同じ事業年度に受け取った請求書であれば、発行日が異なっていても保存期限は同じ日になります。
発行日を基準に破棄してしまうと、保存義務の期間内に書類を失うことになりかねません。年度単位で管理し、期限を過ぎてから破棄する運用を徹底しましょう。
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受領した請求書の管理方法・基本の流れ
取引先から受領した請求書は、支払業務と直結するため、処理状況がひと目でわかる管理が求められます。本章では、受領から保管までの基本的な管理方法を手順に沿って解説します。
受領後すぐに記載内容を確認する
請求書を受け取ったら、まずは記載内容に誤りがないかを確認しましょう。金額や振込先、支払期日、取引内容が発注時の条件と一致しているかのチェックが大切です。
インボイス制度に対応する場合は、適格請求書の記載要件を満たしているか、登録番号が正しいかの確認も必要になります。仕入税額控除の可否に関わるため、受領時点で確認しておくと後工程がスムーズです。
もし内容に誤りがあった場合は、取引先へ速やかに連絡し、再発行を依頼しましょう。
未払いと支払済みで分けて管理する
受領した請求書は、未払い分と支払済み分を分けて管理するのが基本です。両者が混在していると、どの請求書を支払うべきかがわかりにくくなり、支払漏れや二重払いの原因になります。
未払いの請求書は、支払期日が近いものから順に並べておくと、期日管理がしやすくなります。支払が完了したら、支払済みであることがわかるようスタンプやペンで記録し、別のファイルへ移しましょう。
支払日をあわせて記入しておくと、後から支払状況を確認する際に役立ちます。
支払済みの請求書は取引先別・月別にファイリングする
支払が完了した請求書は、取引先別または月別に分類してファイリングするのが一般的です。探しやすさを基準に、自社に合った分類方法を選びましょう。
取引先が多い場合は、取引先別に分類すると特定の請求書を探す手間を省けます。同じ取引先の請求書はフォーマットが統一されているため、見た目も整理しやすくなります。
一方、月ごとの経費や仕入額を把握しやすくしたい場合は、月別の分類が向いています。いずれの方法でも、請求額と実際の支払額が一致しているかを確認したうえで保管することが大切です。
未払い・支払済みの管理を仕組み化したい方は、支払状況を一覧で把握できるフリコムが役立ちます。
受領した請求書を電子データで管理する方法
近年は、紙のファイリングに代わり、受領した請求書を電子データで管理する企業が増えています。本章では、データ管理の基本と、法制度への対応について解説します。
フォルダと一覧表を組み合わせて管理する
電子データで管理する場合は、専用フォルダを作成し、年度や取引先ごとに階層を分けてファイルを保存します。ファイル名に日付・取引先名・金額を含めるルールを決めておくと、検索性が高まります。
ただし、フォルダの中身を一つずつ開いて確認するのは手間がかかります。そのため、請求書の受領日や取引先、金額、支払期日、処理状況をまとめた一覧表をエクセルなどで作成し、フォルダとあわせて運用するのが効果的です。
フォルダで請求書そのものを保存し、一覧表で支払の状況を管理するイメージで運用しましょう。
電子帳簿保存法・インボイス制度への対応が必要
電子帳簿保存法により、2024年1月以降、メールやWebサイトなど電子取引で受け取った請求書は、電子データのまま保存することが完全義務化されています。紙に印刷しての保存は認められないため、注意が必要です。
電子データの保存にあたっては、改ざん防止の措置や、日付・金額・取引先で検索できる状態を保つといった要件を満たす必要があります。
また、2023年10月に始まったインボイス制度では、仕入税額控除を受けるために受領した適格請求書の保存が求められます。法令の要件は改正される場合があるため、国税庁の公式情報で最新の内容を確認しましょう。
電子帳簿保存法の要件に対応した形で請求書を保存したい方は、フリコムの導入が近道です。
請求書管理を効率化するなら請求書受領サービスがおすすめ
受領する請求書の件数が多い企業や、手作業の管理に限界を感じている企業には、請求書受領サービスの活用がおすすめです。本章では、サービス導入のメリットと選び方のポイントを解説します。
請求書受領サービスでできること
請求書受領サービスとは、請求書の受領・データ化・保存・支払管理までをオンラインで一元管理できるサービスです。紙・メール・PDFなど形式の異なる請求書の受け取り窓口をまとめられます。
紙やPDFで届いた請求書を自動でデータ化し、クラウド上で保存できるため、ファイリングや手入力の作業を大幅に削減できます。
支払期日の一覧管理や振込データの作成に対応したサービスもあり、支払業務まで含めて効率化を進められます。
サービス導入で得られるメリット
サービスを導入する大きなメリットは、手作業によるミスと作業時間を減らせる点です。入力や転記の自動化により、金額の誤りや支払漏れといったヒューマンエラーを防ぎやすくなります。
多くのサービスは電子帳簿保存法の要件に対応した保存機能を備えており、法対応の負担を軽減できます。法改正時もクラウド上でアップデートされるため、自社での対応工数を抑えられます。
また、処理状況をシステム上で共有できるため、担当者の不在時やテレワーク環境でも業務を止めずに進められます。
サービスを選ぶ際のポイント
サービスを選ぶ際は、まず自社の課題がどこにあるかを整理しましょう。受領した請求書のデータ化に課題があるのか、その後の支払業務に課題があるのかによって、重視すべき機能が変わります。
次に、料金体系と機能のバランスを確認します。多機能なサービスは便利な一方で費用が高くなりがちです。自社に必要な機能に絞って比較すると、費用対効果の高い選択ができます。
あわせて、既存の会計ソフトやネットバンキングとの連携可否、操作のわかりやすさ、サポート体制も確認しておくと、導入後の定着がスムーズになります。
自社に合ったサービスを探している方は、必要な機能に絞ったシンプルなフリコムも比較候補にご検討ください。
請求書管理をシンプルに効率化するなら「フリコム」
受領した請求書の管理は、ファイリングや保存のルールを整えるだけでも改善できますが、受領から支払までの一連の業務を効率化するには、サービスの活用が近道です。一方で、多機能なシステムは初期設定や運用設計に時間がかかる場合があります。
新規システムの導入になるべく時間をかけずに、請求書の受領管理やデータ化を効率化したいとお考えであれば、請求書振込に特化したサービス「フリコム」の導入もご検討ください。
請求書の受領から支払までをまるごと効率化
フリコムは、請求書PDFをまとめてアップロードするだけで、自動的に振込データを出力してもらえるサービスです。出力されたデータは、そのままネットバンキングにアップすることで一括で振込が完了します。
さらに、画面デザイン・操作性などの使いやすさで選ばれるメール共有システム「yaritori」との連携で、メールで受け取った請求書の管理・データ化の効率化が可能です。
請求書業務の負担を軽減することで、経理担当者はより重要な業務に時間を充てられるようになります。
初期設定不要で導入しやすい
フリコムは、請求書の受領業務に必要な機能だけをわかりやすくまとめた請求書受領サービスです。経理やバックオフィスの担当者が迷わず使える操作性を重視しています。
複雑な初期設定に時間をかけず、請求書の受領から処理までをスムーズに始められる点が特徴です。導入のしやすさを重視する中小企業にとっても、取り入れやすいサービスです。
導入しやすい料金水準
フリコムは初期費用無料で、請求書受領サービスのなかでも導入しやすい料金で利用できます。コストを抑えながら請求書業務の効率化を進められます。
多機能なサービスはどうしても料金が高くなりがちですが、フリコムは必要な機能に絞ることで、導入しやすい価格を実現しています。
費用対効果を重視する中小企業にとっても、はじめの一歩を踏み出しやすいサービスです。最新の料金やキャンペーンの詳細はフリコムの公式サイトでご確認ください。
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まとめ｜受領した請求書は正しい方法で管理しよう
受領した請求書は取引を証明する証憑書類であり、法人は原則7年間、個人事業主は原則5年間の保存が法律で義務付けられています。受け取ったらまず内容を確認し、未払いと支払済みで分けて管理することが基本です。
紙のファイリングでは取引先別・月別の分類、電子データではフォルダと一覧表の併用が有効です。あわせて、電子帳簿保存法やインボイス制度の要件に沿った保存体制も整えましょう。
件数の増加や手作業の限界を感じたら、請求書受領サービスの活用が効率化の近道になります。まずは自社の課題を整理し、必要な機能に合ったサービスを選んでみてはいかがでしょうか。
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