請求書は取引の証拠となる重要な書類であり、法律で一定期間の保存が義務付けられています。しかし、毎月多くの請求書を受け取る経理担当者にとって、整理やファイリングにかかる手間は大きな負担になりがちです。
本記事では、請求書の保存期間などの基礎知識から、受領した請求書の整理方法、電子化による効率化の進め方までまとめて解説します。
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請求書の整理が重要な理由
はじめに、なぜ受領した請求書を適切に整理・保管しなければならないのかを確認しておきましょう。理由は大きく分けて、法律上の義務と実務上のリスク回避の2つがあります。
取引の証拠として保存が法律で義務付けられているため
請求書は、いつ、誰と、どのような取引をいくらで行ったのかを証明する証憑書類の一つです。法人税法や所得税法などの法律により、一定期間の保存が義務付けられています。
事業者の判断で勝手に廃棄することは原則として認められません。紛失してしまうと取引の事実を証明できず、深刻なトラブルに発展するおそれもあります。
保存義務を果たすためには、必要なときにすぐ取り出せる状態で整理しておくことが前提といえるでしょう。
支払漏れ・二重払いなどのミスを防ぐため
受領した請求書の整理が不十分だと、どの請求書が未払いなのかを把握できず、支払漏れや二重払いといったミスにつながります。支払期限を過ぎれば、取引先との信頼関係にも影響しかねません。
また、請求金額の誤りに気付かないまま支払ってしまうと、あとから訂正や返金の対応が必要になり、余計な手間が発生します。
日頃から一定のルールで整理しておくことが、経理業務の正確性を保つうえで欠かせません。
税務調査やインボイス制度に対応するため
税務調査では、経費計上や仕入税額控除の根拠として請求書の提示を求められる場合があります。整理された状態で保管していれば、迅速かつ正確に対応できます。
2023年10月に開始されたインボイス制度により、仕入税額控除を受けるには適格請求書（インボイス）の保存が必要になりました。受領した請求書が適格請求書に該当するかを確認し、区分して保管する対応も求められています。
制度対応の観点からも、請求書の整理体制を整えておくことが重要です。
適格請求書の区分や保存要件への対応まで含めて請求書業務を効率化したい場合は、インボイス制度に対応した「フリコム」の活用もおすすめです。
請求書の保存期間はいつまで？
受領した請求書の保存期間は、事業形態によって異なります。本章では、法人と個人事業主それぞれのルールと、期間の数え方を解説します。
法人は原則7年間の保存が必要
法人の場合、受領した請求書は原則として7年間の保存が義務付けられています。
なお、青色申告で欠損金（赤字）が発生した事業年度については、繰越控除の適用を受けるために10年間の保存が求められます。
会社法では事業に関する書類を10年間保存することが定められているため、実務上は10年間保存しておくとより安全といえるでしょう。
個人事業主は5年間（課税事業者は7年間）の保存が必要
個人事業主の場合、所得税法上の保存期間は原則5年間です。ただし、消費税の課税事業者として仕入税額控除を受ける場合は、受領した適格請求書を7年間保存する必要があります。
複数の法律が適用される場合は期間の長いほうが優先されるため、自社の状況に応じて確認しておきましょう。
保存期間の起算日は確定申告期限の翌日
保存期間を数えるうえで注意したいのが、起算日です。請求書を受領した日からではなく、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から起算します。
たとえば法人の7年間であれば、請求書を受け取った日から7年ではなく、該当事業年度の申告期限の翌日から7年間の保存が必要です。
起算日を誤ると、まだ保存義務のある請求書を廃棄してしまうおそれがあるため、正しく理解しておくことが大切です。
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受領した請求書の整理方法
取引先から受領した請求書は、支払管理と保存義務の両方に関わる書類です。本章では、受領側の基本的な整理手順を解説します。
未払いと支払済みに分けて管理する
受領した請求書は、まず内容に誤りがないかを確認したうえで、未払い分として一時的に保管します。金額や記載内容に間違いがあった場合は、速やかに再発行を依頼しましょう。
未払いの請求書は、支払期日が近いものから順に整理しておくと支払漏れを防ぎやすくなります。
支払いが完了したら、支払済みのファイルへ移動させます。未払いと支払済みを同じ場所で管理すると混同の原因になるため、必ず分けて保管することが基本です。
支払済みの請求書は取引先別・月別にファイリングする
支払済みの請求書は、取引先別または月別に分類してファイリングするのが一般的です。取引先が多い場合は取引先別に、月ごとの経費や仕入額を把握したい場合は月別に整理すると探しやすくなります。
取引先別に整理すると同じフォーマットの請求書がまとまるため、見た目にも整理しやすい点がメリットです。
いずれの方法でも、社内で分類ルールを統一し、誰が見てもわかる状態を保つことが重要です。
支払済みとわかる印や振込明細を残す
支払いが完了した請求書には、スタンプやペンで支払済みである旨と支払日を記入しておきましょう。ほかの担当者が見ても処理状況を判断できるようになります。
銀行振込で支払った場合は、振込明細書やATM利用明細書を請求書に添付しておく方法も有効です。支払済みであることが一目で確認でき、後日の照会にもスムーズに対応できます。
こうしたひと手間を習慣化することで、未払い分との混同や二重払いのリスクを抑えられます。
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請求書の整理を効率化する方法
紙の請求書をファイリングで管理する方法には、保管スペースや検索の手間といった限界があります。本章では、現在主流になりつつある電子化を中心に、整理を効率化する方法を紹介します。
請求書を電子化してデータで管理する
近年は、請求書を電子データで管理する方法が主流になりつつあります。紙の請求書はスキャンしてデータ化し、メールなどで受領したPDFはそのままデータで保存すれば、紙のファイリング作業自体を減らせます。
電子化すれば取引先名や日付、金額などで検索でき、必要な請求書を瞬時に探し出せます。保管スペースが不要になり、テレワーク環境でも請求書を確認できる点も大きなメリットです。
まずは受領した請求書をデータで一元管理する体制を整えることが、効率化の第一歩になります。
クラウドシステムで受領から保管までを自動化する
クラウド会計ソフトや請求書受領サービスを導入する企業も増えており、電子データでの請求書管理は多くの企業にとって身近な選択肢になっています。
請求書受領サービスを活用すれば、紙やPDFなど形式の異なる請求書をまとめてデータ化し、システム上で一元管理できます。支払状況の確認や過去の請求書の検索もシステム上で完結するため、ファイリングや台帳作成といった手作業を大幅に削減できます。
受領する請求書の枚数が多い企業ほど、システム活用による効率化の効果は大きくなるでしょう。
紙で保管する場合は分類ルールと保管環境を整える
契約や取引先の都合で紙のまま保管する請求書が残る場合は、キャビネットや書棚など専用のスペースを確保しましょう。湿気や直射日光は紙の劣化を早めるため、保管環境にも配慮が必要です。
分類方法やファイル名の付け方など、整理のルールを社内で統一しておくと、担当者が変わっても運用を維持できます。
紙とデータが混在する期間は管理が煩雑になりやすいため、段階的に電子化を進めていくことをおすすめします。
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請求書を電子データで整理する際の注意点
請求書の電子化を進める際は、法律への対応が欠かせません。本章では、電子データで整理・保管する際に押さえておきたい注意点を解説します。
電子帳簿保存法の保存要件を満たす
電子帳簿保存法により、メール添付のPDFなど電子取引でやり取りした請求書は、電子データのまま保存することが義務付けられています。紙に印刷しての保存は原則として認められません。
保存にあたっては、訂正・削除の履歴が確認できる仕組みや、取引年月日・取引金額・取引先で検索できる状態を整えるなどの要件を満たす必要があります。
紙で受領した請求書をスキャナ保存する場合にも、解像度やタイムスタンプなどの要件が定められているため、事前に確認しておきましょう。
適格請求書（インボイス）を区分して保管する
インボイス制度のもとでは、仕入税額控除を受けるために適格請求書の保存が必要です。受領した請求書が適格請求書に該当するかを確認し、そうでないものと区分して管理する必要があります。
登録番号の記載有無や税率ごとの区分など、確認すべき項目は多岐にわたります。手作業での確認は負担が大きいため、登録番号の照合機能を備えたシステムの活用も有効です。
制度に対応した保管体制を整えることで、税額控除の適用漏れを防げます。
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請求書受領業務をシンプルに効率化するなら「フリコム」
請求書の整理は、分類ルールの整備や電子化で改善できますが、受領する枚数が多いほど手作業での管理には限界があります。
受領した請求書の管理やデータ化、振込までの流れをまとめて効率化したいとお考えであれば、請求書振込に特化したサービス「フリコム」の導入もご検討ください。
請求書の受領から振込までをまるごと効率化
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さらに、画面デザイン・操作性などの使いやすさで選ばれるメール共有システム「yaritori」との連携で、メールで受け取った請求書の管理・データ化の効率化が可能です。
請求書の整理や振込準備にかかる負担を軽減することで、経理担当者はより重要な業務に時間を充てられるようになります。
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フリコムは、請求書の受領業務に必要な機能だけをわかりやすくまとめた請求書受領サービスです。経理やバックオフィスの担当者が迷わず使える操作性を重視しています。
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まとめ｜正しい整理方法で請求書管理の負担を減らそう
受領した請求書は取引の証拠となる重要な書類であり、法人は原則7年間、個人事業主は5年間（課税事業者は7年間）の保存が義務付けられています。
整理の基本は、未払いと支払済みに分けて管理し、取引先別・月別のファイリングで検索しやすい状態を保つことです。近年は電子データでの管理が主流になりつつあり、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応も踏まえると、電子化による効率化が有力な選択肢になります。
受領から振込までの流れをまとめて効率化したい場合は、請求書受領サービスの活用もあわせて検討してみてはいかがでしょうか。
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