請求書のデータ化とは
紙やPDF、メール添付といったさまざまな形式で届く請求書の処理に手間を感じている経理担当者の方は多いのではないでしょうか。請求書をデータ化すれば、入力や保管、検索にかかる負担を大幅に軽減できます。
一方で、請求書のデータ化には電子帳簿保存法をはじめとする法律の要件が関わるため、正しい知識をもとに進めることが大切です。
本記事では、請求書をデータ化する方法や手順、メリットから、実務で押さえておきたい注意点までわかりやすく解説します。
紙の請求書を電子データに変換して管理すること
請求書のデータ化とは、紙で受け取った請求書をスキャンやOCRによってPDFなどの電子データに変換し、記載内容をシステム上で扱える状態にすることです。
紙のままの保管ではファイリングや保管スペースの確保、過去書類の検索などに手間がかかりますが、データ化すればこうした作業をオンラインで完結できます。
データ化の対象は請求書に限らず、領収書や納品書、見積書といった取引関係書類もあわせて進めることで、経理業務全体の効率化につなげられる点が特徴です。
「電子化」「デジタル化」との違い
データ化と電子化はほぼ同じ意味で使われます。いずれも、紙の書類をPDFなどの電子データに変換することを指す言葉です。
一方でデジタル化は、業務フローの改善や生産性向上など、業務全体の変革を目指す取り組みを指します。つまり、請求書のデータ化や電子化は、経理業務のデジタル化の基礎となる仕組みといえるでしょう。
請求書のデータ化が進んでいる背景
請求書のデータ化が広がっている背景には、電子帳簿保存法の改正やインボイス制度の開始といった法制度の変化があります。とくに電子取引データの保存義務化は、多くの企業がデータ化に取り組むきっかけとなりました。
また、テレワークの普及により、紙の請求書処理のための出社が課題となったことも要因のひとつです。人手不足が続くなかで、請求書のデータ化は企業規模を問わず重要なテーマとなっています。
請求書のデータ化は法律で認められている
本章では、それぞれの法律で請求書のデータ化についてどのような取り決めがされているのかを解説します。
電子帳簿保存法｜要件を満たせば電子データのみで保存できる
電子帳簿保存法は、紙での保存が原則とされていた国税関係の帳簿や書類について、一定の要件を満たすことを条件に電子データでの保存を認める法律です。保存の区分として「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つが定められています。
紙で受け取った請求書は「スキャナ保存」の対象となり、解像度や訂正・削除履歴の確保といった要件を満たしてデータ化すれば、紙の原本を破棄して電子データのみで保管できると定められています。
2022年の法改正では税務署長の事前承認制度が廃止されるなど要件が緩和され、以前と比べてデータ化に取り組みやすくなりました。
e-文書法｜国税関係以外の書類も電子保存が認められる
e-文書法は、法令で保存が義務付けられている書類について、紙に代えて電子データでの保存を認める法律です。電子帳簿保存法が国税関係の帳簿書類を対象とするのに対し、e-文書法は商法や会社法など幅広い法令にもとづく書類を対象としている点が特徴です。
この法律により、国税関係以外の書類についても、原則として電子データのまま保存することが認められています。
2つの法律が整備されたことで、請求書だけでなく領収書や納品書などもデータで保管できるため、まとめてデータ化すれば書類管理の負担を大きく減らせます。
電子取引の請求書はデータのまま保存することが義務
メール添付のPDFやクラウドサービス経由など、電子的にやり取りした請求書は「電子取引」に該当し、電子帳簿保存法第7条により電子データのまま保存することが義務付けられています。紙に印刷して保存する運用は認められません。
2022年1月施行の改正で電子取引データの保存が義務化され、宥恕期間を経て2024年1月以降は完全義務化されました。すべての法人と個人事業主が対応を求められます。
一方、紙で受け取った請求書のスキャナ保存は任意とされています。ただし、電子と紙の管理が混在すると業務が煩雑になるため、データ化による一元管理が現実的な選択肢となるでしょう。
請求書をデータ化する4つの方法
請求書をデータ化する方法には、大きく分けて4つの選択肢があります。自社の請求書の件数や予算、求める精度に応じて適した方法を選びましょう。
手入力・Excelでデータ化する
紙の請求書をスキャンし、Excelや会計ソフトなどに手入力してデータ化する方法です。追加のコストがかからず、既存の環境ですぐに始められる点がメリットといえます。
一方で、請求書の件数が多いほど作業負担が大きくなり、入力ミスも発生しやすくなります。件数が増えた場合は、他の方法への切り替えを検討しましょう。
OCR・AI-OCRで自動読み取りする
OCRとは、書類の文字を読み取ってテキストデータに変換する光学文字認識技術のことです。請求書をスキャンまたはアップロードするだけで、金額や取引先名、支払期日などの項目を自動で抽出できます。
近年はAIを組み合わせたAI-OCRが主流となっており、フォーマットの異なる請求書でも高い精度で読み取れます。手入力と比べて作業時間を大幅に短縮でき、人為的な入力ミスの削減も可能です。
ただし、読み取り結果の確認作業は必要となるため、運用フローにチェック工程を組み込みましょう。
代行業者・オペレーターに委託する
受け取った請求書のデータ化を外部の代行業者に委託する方法もあります。オペレーターが入力・確認を行うため、精度の高いデータ化が期待でき、担当者の負担も大きく減らせます。
一方で、人手を介する分コストは高くなりやすく、データ化の完了までに時間がかかる場合もあるため、納期を事前に確認しておきましょう。
請求書受領サービスを活用する
請求書受領サービスとは、多様な形式で届く請求書の受け取りからデータ化、保管までを一元化できるサービスです。AI-OCRやオペレーターによるデータ化機能を備えており、受領後の処理を自動化できます。
サービスによっては、仕訳の自動作成や振込データの出力、会計ソフトとの連携まで対応しており、データ化にとどまらず支払業務全体を効率化できる点が特徴です。電子帳簿保存法に対応したサービスが多く、法対応と業務効率化を同時に進めたい企業に適しています。
データ化の方法を検討する際は、請求書振込に特化したサービス「フリコム」も選択肢のひとつです。
請求書PDFをアップロードするだけで振込データを自動作成できるので、ぜひ気軽に試してみてください。
請求書をデータ化する手順
請求書のデータ化は、3つのステップで進めるとスムーズです。本章では、一般的な進め方を順を述って解説します。
ステップ1｜受領方法と社内ルールを整理する
まずは、請求書がどのような経路・形式で届いているかを洗い出し、紙で届く場合と電子データで届く場合に分けて処理フローを整理しましょう。
あわせて、ファイル名の付け方やフォルダ構成、担当者の役割分担といった社内ルールを定めておくことも大切です。受領窓口を可能な限り一本化しておくと、請求書の見落としや処理漏れを防ぎやすくなります。
ステップ2｜選んだ方法で請求書をデータ化する
次に、自社が選んだ方法で請求書をデータ化します。紙の請求書はスキャナやスマートフォンで読み取り、電子データに変換しましょう。スキャン時は、電子帳簿保存法が定める解像度などの要件を確認することが大切です。
手入力でデータ化する場合は、Excelや会計ソフトへ請求書の記載内容を転記します。OCRや請求書受領サービスを利用する場合は、書類やPDFをアップロードすることで記載内容が自動でデータ化されます。
代行業者に委託する場合は、受け取った請求書を業者へ引き渡し、データ化の完了を待ちましょう。いずれの方法でも、金額や税率、支払期日といった重要項目に誤りがないかを目視で確認する工程を必ず設けてください。
ステップ3｜保存・システム連携して活用する
データ化した請求書は、電子帳簿保存法の要件を満たした形で保存します。取引先名や日付、金額などの条件で検索できる状態に整えておきましょう。
会計ソフトや支払管理システムと連携させれば、仕訳や承認、振込までの一連の流れを自動化できます。保存して終わりにせず、データを業務プロセス全体で活用することが、効果を最大限に引き出すポイントです。
請求書をデータ化するメリット
請求書のデータ化には、業務効率化だけにとどまらない多くのメリットがあります。本章では、代表的な5つのメリットを解説します。
入力・確認作業の負担を削減できる
請求書をデータ化すると、手入力やファイリングといった定型作業の多くを自動化できます。手作業による転記が減ることで、金額の入力ミスや処理漏れといったヒューマンエラーの防止も可能です。
削減できた時間を確認や分析といった付加価値の高い業務に充てられるため、経理部門全体の生産性向上につながります。
保管・郵送などのコストを削減できる
紙の請求書の運用では、印刷代やファイル代、保管用のキャビネットや倉庫のスペース費用など、さまざまなコストが発生します。データ化すれば、こうした物理的なコストの削減が可能です。
請求書は法人の場合、原則7年間の保存が義務付けられており、紙のまま保管し続けると書類は年々増加していきます。データでの一元管理に切り替えることで、保管スペースの問題を根本的に解消できます。
検索性が高まり必要な書類をすぐ探せる
データ化した請求書は、取引先名や発行日、金額といった条件で瞬時に検索できます。紙のファイルから目的の1枚を探し出す手間と比べると、その差は歴然です。
税務調査や監査への対応が必要になった場面でも、必要な書類をすぐに提示できます。
テレワークや拠点間の情報共有がしやすくなる
請求書データをクラウド上で管理すれば、権限のある担当者は時間や場所を問わずアクセスでき、経理部門のテレワークを実現しやすくなります。
本社と支社、経理部門と事業部門といった拠点・部門間での情報共有もスムーズです。承認者が外出中でもオンラインで承認を進められるため、業務の停滞も防げます。
紛失・改ざんなどのリスクを抱えられる
紙の書類には、紛失や盗難、火災・水害による毀損といった物理的なリスクが伴います。データ化して適切に管理すれば、こうしたリスクを大幅に低減できます。
アクセス権限の設定や操作ログの記録により、不正な閲覧やデータの改ざんも防止が可能です。定期的なバックアップを行えば、災害時にもデータを保護でき、コンプライアンス体制の強化にもつながります。
データ化を通じて支払業務まで効率化したい場合は、「フリコム」のような請求書振込に特化したサービスも検討してみてください。
請求書をデータ化する際の注意点
請求書のデータ化を進める際は、法律の要件や運用面で押さえておくべきポイントがあります。本章では、事前に確認しておきたい4つの注意点を解説します。
電子帳簿保存法の要件を満たして保存する
データ化した請求書を保存する際は、電子帳簿保存法が定める「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの要件を満たす必要があります。
真実性の確保とは、タイムスタンプの付与や事務処理規程の整備などにより、データが改ざんされていないことを担保する要件です。
可視性の確保とは、保存したデータをディスプレイなどで速やかに確認でき、取引年月日・取引金額・取引先の条件で検索できる状態にしておく要件を指します。要件を満たさない場合、追徴課税などの罰則につながるおそれもあるため注意しましょう。
紙の原本の取り扱いルールを決める
スキャナ保存の要件を満たしてデータ化すれば、紙の原本は破棄できます。ただし、スキャン時の不備が後から見つかるリスクを考慮し、破棄のタイミングは慎重に判断することが大切です。
実務上は、定期検査などで問題がないことを確認してから破棄するといった社内ルールを明文化しておくと、担当者による対応のばらつきを防げます。
取引先との調整や社内フローの整理が必要
請求書の受け取り方を変更する場合は、取引先への事前の周知や合意が必要になることがあります。紙での送付を継続する取引先もあるため、当面は紙と電子の両方に対応できる体制を整えておきましょう。
社内においても、承認フローや保管ルールの変更を関係部門に共有し、運用が混乱しないよう整理することが重要です。どちらの形式でも一元管理できる仕組みを検討するとスムーズに移行できます。
データ化の方法によってはコストや確認の手間がかかる
OCRの利用や代行業者への委託、請求書受領サービスの導入には一定の費用が発生するため、削減できる作業時間や人件費と比較し、費用対効果を見極めましょう。
また、OCRの読み取り精度はサービスによって差があるため、導入前に無料トライアルやデモを活用し、自社の請求書で読み取り精度や操作性を確認しておくことがおすすめです。
請求書を効率的にデータ化するなら「フリコム」
請求書のデータ化を進めるうえでは、多機能なサービスを導入する方法もありますが、機能が多いほど初期設定や運用設計に時間がかかります。
データ化した請求書を支払業務まで無駄なく活用したいとお考えであれば、請求書振込に特化したサービス「フリコム」の導入もご検討ください。
請求書をアップロードするだけで振込データ化できる
フリコムは、請求書PDFをまとめてアップロードするだけで、記載内容を読み取り、自動的に振込データとして出力してもらえるサービスです。出力されたデータをそのままネットバンキングにアップすれば、一括で振込が完了します。
手入力による転記作業が不要になるため、データ化にかかる時間と入力ミスの両方を削減できます。
さらに、画面デザイン・操作性などの使いやすさで選ばれるメール共有システム「yaritori」との連携で、メールで受け取った請求書の管理・データ化の効率化が可能です。
初期設定不要でデータ化をすぐに始められる
フリコムは、請求書の受領業務に必要な機能だけをわかりやすくまとめた請求書受領サービスです。経理やバックオフィスの担当者が迷わず使える操作性を重視しています。
複雑な初期設定に時間をかけず、請求書のデータ化から支払までをスムーズに始められる点が特徴です。導入のしやすさを重視する中小企業にとっても、取り入れやすいサービスです。
導入しやすい料金水準
フリコムは初期費用無料で、請求書受領サービスのなかでも導入しやすい料金で利用できます。コストを抑えながら、請求書のデータ化と支払業務の効率化を進められる点が魅力です。
多機能なサービスはどうしても料金が高くなりがちですが、フリコムは必要な機能に絞ることで、導入しやすい価格を実現しています。
費用対効果を重視する中小企業にとっても、はじめの一歩を踏み出しやすいサービスです。最新の料金やキャンペーンの詳細はフリコムの公式サイトでご確認ください。
まとめ｜請求書のデータ化で経理業務を効率化しよう
請求書のデータ化とは、紙で受け取った請求書を電子データに変換し、システム上で管理できる状態にすることです。電子帳簿保存法やe-文書法により法的にも認められており、要件を満たせば電子データのみで保管できます。
データ化の方法には、手入力やOCR、代行業者への委託、請求書受領サービスの活用といった選択肢があります。自社の請求書の件数や予算に応じて、無理なく続けられる方法を選ぶことが大切です。
データ化を進める際は、真実性・可視性の確保といった電子帳簿保存法の要件や、取引先・社内での運用ルールの整理も忘れずに行いましょう。
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参考
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