請求書受領代行とは
取引先から届く請求書は、郵送の紙やメール添付のPDF、Webサイトからのダウンロードなど形式が多様化しています。受領方法が増えるほど、開封やスキャン、データ入力といった経理担当者の作業負担は大きくなりがちです。
こうした課題を解決する手段として注目されているのが、請求書の受け取りからデータ化までを外部に任せられる「請求書受領代行」です。
本記事では、請求書受領代行の基础知識からサービスの種類、メリット・注意点、費用相場、選び方までまとめて解説します。
請求書の受け取りからデータ化までを外部に委託できるサービス
請求書受領代行は、郵送で届く紙の請求書やメール添付のPDFなどを、自社に代わってサービス提供会社が受け取り、データ化まで行うサービスです。請求書受領サービスの一機能として提供されるケースが多く見られます。
取引先には請求書の送付先を変更してもらうだけでよく、送付方法や発行形式まで変えてもらう必要はありません。取引先の負担を抑えながら、自社の受領業務を効率化できます。
データ化された請求書はクラウド上で一元管理されるため、経理担当者は画面上で内容の確認や承認を進められます。
代行を依頼できる主な業務範囲
請求書受領代行で委託できる業務はサービスによって幅がありますが、一般的には次のような範囲をカバーしています。
- 郵送で届く紙の請求書の受け取り・開封
- 請求書のスキャン・システムへのアップロード
- オペレーターやAI-OCRによる請求書情報のデータ入力・点検
- パスワード付きメールの開封やWebサイトからのダウンロード
- 紙の原本のファイリング・保管・廃棄
サービスによっては、データ化後の仕訳データや振込データの作成、取引先への送付先変更案内の代行まで対応するものもあります。委託できる範囲を事前に確認しておくことが大切です。
自社の受領実態に合った代行範囲のサービスを検討する際は、請求書振込に特化したシンプルなサービス「フリコム」も一つの選択肢になります。
請求書PDFをアップロードするだけで振込データを自動作成できるので、ぜひ気軽に試してみてください。
請求書受領代行が注目される背景
請求書受領代行が注目される背景には、法制度への対応とはたらき方の変化があります。2022年施行の改正電子帳簿保存法により、電子データで受け取った請求書は電子データのまま保存することが求められるようになりました。
さらに2023年10月に始まったインボイス制度では、受領した請求書が適格請求書の要件を満たすかどうかの確認作業が加わり、経理部門の負担は増しています。
加えて、テレワークの普及により「請求書を受け取るためだけに出社する」という非効率も課題として認識されるようになり、受領業務そのものを外部化する動きが広がっています。
請求書受領代行を利用するメリット
本章では、請求書受領代行を導入することで得られる主なメリットを解説します。
経理担当者の手作業を削減できる
請求書受領代行を利用すると、開封・スキャン・データ入力といった定型作業を外部に任せられるため、経理担当者の手作業を大幅に削減できます。
月初や月末に集中しがちな受領・入力作業から解放されることで、担当者は支払内容の確認や月次決算の早期化など、付加価値の高い業務に時間を充てられます。
処理する請求書の枚数が多い企業ほど、削減効果を実感しやすいでしょう。
テレワークでも請求書業務を進められる
紙の請求書の受け取りを代行してもらえば、請求書のためだけに出社する必要がなくなります。データ化された請求書はクラウド上で確認できるため、自宅や外出先からでも処理を進められます。
承認ワークフロー機能を備えたサービスであれば、申請から承認までをオンラインで完結でき、テレワークを推進しながら月次業務のスピードを維持できます。
支払漏れや入力ミスのリスクを抱えられる
請求書がクラウド上に一元管理されることで、どの請求書が未処理なのかをひと目で把握でき、支払漏れや二重払いを防ぎやすくなります。
データ入力を専門のオペレーターやAI-OCRに任せることで、手入力に起因する金額や振込先の誤りも防ぐでしょう。
処理状況が画面上で共有されるため、担当者の不在時もほかのメンバーが業務を引き継ぎやすくなります。
電子帳簿保存法・インボイス制度に対応しやすくなる
多くの請求書受領サービスは、電子帳簿保存法の要件に沿った形で請求書を保存できます。タイムスタンプの付与や検索要件への対応をシステム側が担うため、自社で保存ルールを一から整備する負担を軽減できます。
インボイス制度についても、適格請求書発行事業者の登録番号を国税庁のデータと自動照合する機能を備えたサービスが多く、確認作業の効率化が可能です。
クラウド型のサービスは法改正にあわせてアップデートされるため、制度変更のたびに自社で対応する工数を抑えられる点もメリットです。
こうしたメリットを検討する一方で、受領から支払までをシンプルに効率化したい場合は、「フリコム」のようなサービスも比較候補になります。
初期設定不要ですぐに始められるので、ぜひ気軽に試してみてください。
請求書受領代行のデメリット・注意点
請求書受領代行には多くのメリットがある一方で、導入前に押さえておきたい注意点もあります。本章では、検討時に確認しておきたいポイントを解説します。
導入・運用コストがかかる
請求書受領代行の料金は、初期費用・月額基本料・処理枚数に応じた従量課金の組み合わせで構成されるのが一般的です。特に受領からデータ化までを代行するタイプは、システムのみのサービスより単価が高くなる傾向があります。
「月100枚まで定額」のように最低利用枠が設定されているサービスもあり、処理枚数が少ない企業では割高に感じる場合があります。公式サイトに料金を公開していないサービスでは、問い合わせ・資料請求が必要です。
月額の表面的な安さだけでなく、データ化のオプション料金や超過分の従量単価まで含めた総コストを、自社で処理した場合の人件費や保管コストと比較して、費用対効果を見極めましょう。
データ化までにタイムラグが生じる場合がある
代行型のサービスでは、請求書がサービス提供会社に届いてからデータ化されるまでに、一定の時間がかかります。オペレーターによる点検を挿む場合は、即時にはデータを確認できません。
サービス提供会社と自社の休日が異なる場合、確認までに数日のずれが生じることもあります。支払期日まで余裕がない請求書が多い企業は、データ化のスピードを事前に確認しておきましょう。
月次決算を早めたい企業にとっては、処理スピードが重要な評価軸になります。
取引先への送付先変更の案内が必要になる
受領代行を利用する場合、取引先に請求書の送付先を専用の宛先へ変更してもらう必要があります。取引先が多い企業では、案内や切り替えの調整に一定の手間と期間を見込んでおくことが大切です。
送付先変更の案内をハガキやメールで代行してくれるサービスもあるため、取引先が多い場合は代行範囲に含まれるかを確認するとよいでしょう。
切り替え期間中は新旧の宛先に請求書が混在しやすいため、受領漏れが起きない運用ルールを整えておく必要があります。
セキュリティ体制の確認が欠かせない
請求書には取引先名や取引金額など、企業機密に相当する情報が記載されています。受領やデータ化を外部に委託する以上、サービス提供会社のセキュリティ体制の確認は欠かせません。
プライバシーマークやISMS認証の取得状況、データの管理体制、オペレーターの教育体制などを確認しましょう。取引先に安心してもらうためにも、信頼できる体制を整えたサービスを選ぶことが大切です。
請求書受領代行サービスを選ふ5つのポイント
請求書受領代行サービスは数多く提供されており、自社に合うものを見極める視点が欠かせません。本章では、比較検討の際に押さえたい5つのポイントを解説します。
サービスのタイプが自社の受領実態に合っているか
請求書受領サービスは、受領からデータ化までをオペレーターが代行する「代行型」、AI-OCRでデータ化を効率化する「システム完結型」、取引先とデータのまま請求書を送受信する「共有型」の3タイプに大別されます。
紙の請求書が大半を占めるのであれば、スキャン作業が社内に残らない代行型が有力な選択肢です。反対にメールやPDFが中心であれば、システム完結型でも十分に効率化でき、費用も抑えられます。
共有型は取引先にもサービスへ参加してもらう必要があるため、協力を得られるかが前提となります。
紙と電子の比率など受領実態に合っているか
まず確認したいのは、自社に届く請求書の形式と経路です。紙の請求書が大半を占めるのであれば、受領から代行してくれるタイプでなければ、スキャン作業が社内に残ってしまいます。
反対にメールやPDFが中心であれば、自社で受領してデータ化するシステム完結型でも十分に効率化できます。
月間の請求書枚数、紙と電子の比率、主な受領経路を棚卸ししたうえで、代行範囲がオーバースペックにならないタイプを選びましょう。
データ化の精度とスピードは十分か
請求書のデータ化は、精度とスピードのバランスが重要です。オペレーターの点検を含むサービスは精度が高い一方、データ化までに時間がかかる傾向があります。
AI-OCRのみで即時にデータ化できるサービスは、スピードに優れる反面、読み取り結果の確認を自社で行う必要があります。
無料トライアルやデモを利用して、自社の実際の請求書でデータ化の精度と所要時間を確かめてから判断すると安心です。
会計ソフトやネットバンキングと連携できるか
受領した請求書のデータは、仕訳や振込といった後続業務で活用してはじめて効果を発揮します。自社で利用中の会計ソフトと連携できるか、連携方法がAPIとCSVのどちらなのかを確認しておきましょう。
全銀フォーマットの振込データを出力できるサービスであれば、ネットバンキングでの支払業務までまとめて効率化できます。
受領から支払・会計処理までの流れ全体を見渡して、連携範囲を確認することが大切です。
費用対効果と将来の拡張性を見込めるか
料金の安さだけで選ぶと、必要な機能が不足したり、追加費用がかさんだりする場合があります。現状の処理枚数だけでなく、事業の成長にともなう枚数の増加も見込んで料金をシミュレーションしましょう。
経費精算や請求書発行など、周辺領域までシリーズ展開しているサービスであれば、将来的にバックオフィス全体を統合しやすくなります。
一方で、まずは受領業務だけを確実に効率化したい場合は、機能を絞ったシンプルなサービスのほうが費用対効果を得やすいでしょう。
請求書受領代行サービスを導入する流れ
請求書受領代行サービスの導入は、おおむね次のステップで進めます。
ステップ1｜受領実態の棚卸しとサービスの絞り込み
まずは、月間の請求書枚数や紙と電子の比率、受領経路を整理し、自社に合うタイプを見極めます。そのうえで、タイプと予算をもとに候補を2、3サービスに絞り込みましょう。
料金体系や会計ソフトとの連携可否、代行範囲を一覧で整理すると判断しやすくなります。
ステップ2｜トライアル・デモでの検証
候補が絞れたら、無料トライアルやデモを活用して実際の操作感を確認します。自社の請求書を使ってデータ化の精度やスピードを検証し、想定どおりに工数を削減できるかを見極めましょう。
本格導入の前に一部の部署でテスト運用を行うと、運用上のつまずきを事前に発見できます。
ステップ3｜社内ルールの整備と取引先への案内
導入するサービスが決まったら、承認フローや例外処理のルールを整備し、社内に周知します。あわせて、取引先へ請求書の送付先変更を案内しましょう。
切り替え直後は受領漏れが起きやすいため、一部の取引先から段階的に移行し、運用が安定してから全体へ広げると安心です。
請求書受領業務をシンプルに効率化するなら「フリコム」
受領代行型のサービスは、紙の請求書が多い企業や処理枚数の多い企業に適していますが、その分費用が高くなりやすく、導入時の運用設計にも時間がかかります。電子データ中心の企業や中小企業では、オーバースペックになってしまう場合もあるでしょう。
新規システムの導入になるべく時間をかけずに、請求書の受領管理やデータ化を効率化したいとお考えであれば、請求書振込に特化したサービス「フリコム」の導入もご検討ください。
請求書の受領から支払までをまるごと効率化
フリコムは、請求書PDFをまとめてアップロードするだけで、自動的に振込データを出力してもらえるサービスです。出力されたデータは、そのままネットバンキングにアップすることで一括で振込が完了します。
さらに、画面デザイン・操作性などの使いやすさで選ばれるメール共有システム「yaritori」との連携で、メールで受け取った請求書の管理・データ化の効率化が可能です。
初期設定不要で導入しやすい
フリコムは、請求書の受領業務に必要な機能だけをわかりやすくまとめた請求書受領サービスです。経理やバックオフィスの担当者が迷わず使える操作性を重視しています。
複雑な初期設定に時間をかけず、請求書の受領から処理までをスムーズに始められる点が特徴です。導入のしやすさを重視する中小企業にとっても、取り入れやすいサービスです。
導入しやすい料金水準
フリコムは初期費用無料で、請求書受領サービスのなかでも導入しやすい料金で利用できます。コストを抑えながら請求書業務の効率化を進められます。
代行範囲の広いサービスはどうしても料金が高くなりがちですが、フリコムは必要な機能に絞ることで、導入しやすい価格を実現しています。
費用対効果を重視する中小企業にとっても、はじめの一歩を踏み出しやすいサービスです。最新の料金やキャンペーンの詳細はフリコムの公式サイトでご確認ください。
まとめ｜請求書受領代行で経理業務の負担を軽減しよう
請求書受領代行は、紙やPDFなど多様な形式で届く請求書の受け取りからデータ化までを外部に委託できるサービスです。開封・スキャン・入力といった定型作業を削減できるだけでなく、テレワーク対応や電子帳簿保存法・インボイス制度への対応もあわせて進められます。
一方で、初期費用や従量課金などのコスト、データ化までのタイムラグ、取引先への案内といった注意点もあります。自社の請求書の枚数や紙と電子の比率を整理したうえで、代行範囲が実態に合ったサービスを選ぶことが大切です。
受領代行までは必要ないものの、請求書の受領から支払までをシンプルに効率化したいという企業は、必要な機能に絞った「フリコム」もあわせて比較してみてはいかがでしょうか。
初期費用0円で今すぐ試せるので、ぜひこの機会に無料トライアルをお試しください。
参考
ネットバンキングにそのままアップ。